Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenc

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Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenc

Jul 16, 2014 | Comentários

16.07.2014

A grande maioria ou provavelmente todos os empresários, têm acompanhado que está em vias de ser implantado um novo sistema para as empresas transmitirem as informações relativas as diversas ocorrências aos órgãos públicos, conhecido como eSocial - Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

Vamos tentar esclarecer de forma não muito prolongada no que consiste o eSocial, os cuidados e providências na preparação das informações para utilização no novo sistema.

O eSocial é um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital – Sped que permite a unificação das informações transmitidas para cumprimento das obrigações acessórias já existentes, que será compartilhada por todas as entidades governamentais.
Atenderá as necessidades da Secretaria de Receita Federal do Brasil, do Ministério do Trabalho e Emprego, do Instituto Nacional do Seguro Social, da Caixa Econômica Federal e do Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, bem como a Justiça do Trabalho, abrangendo todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas prestadas a esses órgãos.

Será obrigatório para todas as empresas que contratam mão de obra com ou sem vínculo empregatício, tanto as do poder público como as da iniciativa privada, estas últimas qualquer que seja o porte - Microempreendedor Individual (MEI), pequenas, médias e grandes empresas abrangendo também o empregador doméstico.
Desde 07/2013 a RFB – Receita Federal do Brasil, aprovou e publicou o leiaute do “Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial”.

Inicialmente a implantação foi prevista para janeiro de 2014, porém foi adiada tendo em vista a necessidade de adequação das informações.

Em 05 de Junho deste ano, através da Circular nº 657, a CEF - Caixa Econômica Federal, aprovou o novo leiaute no que se refere aos procedimentos aplicáveis ao FGTS.

Na referida circular a CEF - Caixa Econômica Federal divulga o calendário para início da transmissão dos arquivos iniciais contendo as informações decorrentes das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas:

- 6 meses após a publicação dos manuais:
Disponibilização do ambiente de testes.

- 6 meses após a disponibilização do ambiente de testes:
Obrigatoriedade para empresas grandes e médias (com faturamento anual superior à
R$ 3.600.000,00 no ano de 2014).

- Demais categorias de empregadores – sem prazo definido.

- Observará as condições especiais de tratamento diferenciado que se aplicam:
   - Segurado Especial;
   - Pequeno Produtor Rural;
   - Empregador Doméstico;
   - Micro e Pequenas Empresas e Optantes pelo Simples Nacional.

Ressaltamos que ainda faltam as aprovações por meio de ato normativo dos Ministérios da Fazenda, da Previdência Social e do Trabalho e Emprego.

Os arquivos contendo as informações iniciais e mensais serão transmitidos em meio eletrônico pelo empregador, por outros a eles equiparados ou por seu representante legal.

Esse processo implicará em alguns desafios para as empresas, o maior deles será padronizar e revisar os procedimentos atuais para extinguir eventuais erros no cumprimento das obrigações acessórias das áreas trabalhista, previdenciária e fiscal.

Por isso, é importante que paralelamente às implementações necessárias no programa de folha de pagamento, as empresas iniciem o processo de revisão das informações cadastrais dos empregados, para evitar inconsistências.

Todos os eventos sociais como a contratação de empregados, folha de pagamento, alterações posteriores de cargos, horários de trabalho, afastamentos, atestados de saúde ocupacional, rescisões de contrato de trabalho, ações trabalhistas, dissídios, contratação de prestadores de serviços (pessoas físicas e jurídicas), entre outros, serão enviados para uma única base de dados digital.

Outras informações que serão enviadas pelo eSocial, são: serviços tomados de cooperativas, serviços tomados de autônomos, cessão de mão de obra na contratação de pessoas jurídicas e aquisição de produtor rural.

Com o sistema unificado o fisco poderá cruzar as informações de forma mais ágil e notificar as empresas que transmitem dados incorretos. As empresas precisam se preocupar com a exatidão das informações, cumprindo as obrigações trabalhistas e previdenciárias para que não sejam penalizadas.

Será disponibilizado um aplicativo para a qualificação do cadastro dos trabalhadores existentes nas empresas, para a consulta do CPF, PIS/NIT, filiação e data de nascimento na base do sistema CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais – documento que atualmente consolida as informações do trabalhador para concessão de benefícios previdenciários (auxílio maternidade, auxílio-doença, aposentadorias, e outros) – essas informações são chaves para identificar o trabalhador perante a Previdência Social, portanto devem ser regularizadas antes da migração dos dados para o eSocial.

Desta forma, o sistema de identificação da empresa e do empregado será alterado:

- As empresas serão identificadas somente pelo CNPJ, se pessoa jurídica e pelo CPF se pessoa física.

- Os trabalhadores pelo CPF juntamente com Número de Identificação Social (NIS), que pode ser o PIS/PASEP ou Número de Identificação do Trabalhador (NIT).

No ato da contratação do empregado no primeiro emprego o mesmo não terá o cadastro no PIS/PASEP, porém deverá ser inscrito no Cadastro de Pessoas Físicas - CPF e apresentar o comprovante da inscrição.

O módulo voltado ao empregador doméstico, já está disponibilizado em caráter opcional desde junho de 2013 e a após 120 dias da regulamentação da Emenda Constitucional n° 72/2013 (PEC das Domésticas), terá caráter obrigatório e outros recursos estarão disponíveis para que o empregador possa cumprir com suas obrigações.

Para o empregador doméstico acessar o eSocial é necessário criar o código de acesso no site www.esocial.gov.br. O código de acesso é cadastrado através da informação do CPF do empregador doméstico, da data de nascimento e dos dois últimos recibos das declarações do Imposto de Renda ou título de eleitor.

Objetivos do eSocial

- Melhorar o controle das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais;
- Prevenir a incongruência de dados;
- Diminuir a burocracia;
- Facilitar o cruzamento de dados entre os órgãos participantes;
- Aumentar o rigor na comprovação dos documentos;
- Aumentar a arrecadação em vez de criar tributos ou aumentar alíquotas dos já existentes.

Benefícios esperados

- Integrar os dados de diversas origens;
- Garantir direitos trabalhistas e previdenciários;
- Aprimorar a qualidade de informações da seguridade social e das relações de trabalho;
- O trabalhador terá acesso a nova base de dados, na qual estarão disponíveis todas as informações contratuais e dos recolhimentos de INSS e FGTS;
- Reduzir as fraudes na concessão de benefícios previdenciários e do seguro-desemprego;
- Diminuir a inadimplência, de incidências de erros, da sonegação e da fraude;
- Promover a concorrência leal;
- Aumentar a formalidade de mercado.

Após a implantação, várias obrigações acessórias serão substituídas perante aos órgãos participantes, através de um único envio de informações, diretamente para o sistema do eSocial, tais como:

- GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social;
- GPS - Guia da Previdência Social;
- CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
- RAIS - Relação Anual de Informações Sociais;
- DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- CD/SD – Seguro Desemprego;
- CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho;
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- Outras Obrigações Trabalhistas e Previdenciárias.

Atualmente as fiscalizações são realizadas in loco ou os documentos físicos são solicitados para apresentação na Receita Federal ou no Ministério do Trabalho, como o eSocial integrará todas as informações, a análise e cruzamento de dados ficará mais fácil para o governo e a fiscalização será automática, ou seja, será eletrônica.

A empresa que não se adequar ao eSocial poderá sofrer as punições já previstas nas legislações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.

Em algumas situações as empresas incorrem em irregularidades que não refletem em prejuízo direto aos empregados, muitas delas ocorrem inclusive para atender necessidade do próprio empregado, porém são consideradas irregularidades aos olhos do fisco, como por exemplo:

- O empregado não realizar o seu exame admissional e ser exposto a riscos no trabalho realizado.

- A admissão com data retroativa, comum em muitas empresas, quando o empregado inicia o trabalho e o seu contrato é firmado alguns dias depois.

Esses são alguns exemplos entre várias situações que não poderão mais ocorrer, pois os eventos serão informados no eSocial de acordo com os prazos estabelecidos, caso contrário o próprio sistema evidenciará a irregularidade e a empresa terá o ônus de uma multa gerada automaticamente pelo sistema.

Veja abaixo alguns eventos e seus respectivos prazos de transmissão através do eSocial que precisam ser rigorosamente observados e que fazem parte mais intensamente da rotina diária das empresas. Como podemos constatar a maior dificuldade será a mudança de hábitos:

Admissões - No dia anterior ao início da atividade:
ASO – Atestado de Saúde Ocupacional - Na sua emissão:
- Admissional antes de o empregado iniciar as suas atividades;
- Periódico anual ou a cada dois anos, antes que vença o último atestado;
- Alteração de função antes do empregado iniciar a nova atividade;
- Retorno à atividade após afastamento superior a 30 dias, antes do retorno a atividade;
- Demissional antes do pagamento das verbas rescisórias.
Aviso Prévio Trabalhado - No ato da comunicação do Aviso por parte do empregado ou do empregador.
CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho – Até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência, ainda que não haja afastamento de suas atividades.
Os eventos tempestivos deverão ser informados na sua ocorrência, tais como:
- Rescisões;
- Cancelamento do aviso prévio;
  - Alterações cadastrais – nome, endereço, estado civil, etc;
- Alterações contratuais – salários, funções e horários de trabalho;
  - Afastamentos - maternidade, paternidade, doenças ou acidentes de trabalho;
  - Retorno dos afastamentos;
- Atestados médicos - justificativa de ausências inferiores a quinze dias;
- Aposentadoria por tempo de contribuição sem extinção do contrato de trabalho;
- Riscos ambientais e medidas preventivas.
Estabilidades do trabalhador - Causas, as datas de início e término:
- Acidente de trabalho;
- Mandato da CIPA;
- Mandato sindical;
- Mandato eleitoral;
- Gravidez;
- Prestação de serviço militar;
- Convenção coletiva de trabalho.

As empresas enviarão as informações ao eSocial através do site www.esocial.gov.br ou conexão direta com o software e o sistema eSocial. Após o envio a RFB – Receita Federal do Brasil verificará a integridade das informações e emitirá o protocolo de recebimento.

As informações enviadas terão a assinatura digital do empregador (e-CNPJ).

Esta nova forma de prestar informações ao fisco vai trazer transparência, mas certamente mais dificuldades, pois o empresário será obrigado a organizar rigorosamente as informações sobre os seus empregados e colaboradores para preservar os seus direitos.

O trabalhador será seu maior fiscal, após o cadastro do código de acesso no site do eSocial ou com o e-CPF terá acesso as suas informações, tais como ficha de registro, descrição de atividades, afastamentos, holerites, etc.

Embora a área mais afetada pela mudança seja a de Recursos Humanos, tendo em vista a complexidade e a integração das informações, o eSocial trará mudanças que envolvem vários departamentos das empresas, como as áreas: fiscal, contábil, logística, folha de pagamento, financeiro, jurídica, de segurança e até de medicina do trabalho.

Os profissionais da contabilidade são peças-chave no processo de entendimento da nova ferramenta, mas não são os únicos, a participação da alta gestão das empresas é imprescindível.

Em outras palavras, exigirá uma mudança cultural e revisão de processos por parte das empresas que são as principais fontes das informações enviadas eletronicamente ao fisco, deverão investir em treinamento, conscientização e gestão eficiente para evitar problemas futuros.

Por Maria Lourdes Azevedo Vogelbacher

Contadora, consultora trabalhista e previdenciária do grupo Meira Fernandes, experiência de mais de 30 anos na área, dentre eles, mais de 20 anos dedicados exclusivamente à legislação específica para estabelecimentos de ensino.
maria.lourdes@meirafernandes.com.br