A tão esperada reforma tributária já começou a virar realidade no Brasil e, embora traga promessas de simplificação dos impostos e modernização do sistema, ela exigirá atenção total das escolas particulares. Isso porque o novo modelo — que será implantado até 2033 — vai mexer desde a formação de preços das mensalidades até a estrutura operacional e o fluxo de caixa das instituições de ensino.
A transição será marcada pela substituição de tributos como PIS e Cofins, ISS e ICMS por dois novos: CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e IBS (Imposto sobre Bens e Serviços). O processo promete mais transparência, menos burocracia e um sistema com menos distorções, mas também traz riscos de aumento temporário de custos e necessidade de adaptações tecnológicas e estratégicas.
A seguir, listamos os sete principais pontos da reforma que as escolas devem entender para se planejar com segurança — mesmo que você não seja especialista em contabilidade:
- Entenda o Custo Tributário da Sua Escola Hoje
A maioria das escolas conhece bem os custos com folha de pagamento, materiais e estrutura, mas poucas têm clareza sobre quanto do que se paga está embutido em tributos. Essa informação é essencial para simular os impactos da nova reforma.
Dica prática: Peça ao seu contador um levantamento detalhado dos tributos pagos por sua escola atualmente, separando por tipo (municipal, estadual e federal). - Calcule o Impacto da Reforma nas Finanças da Escola
Com o novo sistema, pode haver mudança nas alíquotas efetivas aplicadas sobre os serviços educacionais. Algumas escolas poderão ter aumento de carga, outras, redução — tudo vai depender do regime atual, da localização e do tipo de serviço prestado.
Atenção! Estima-se que muitas organizações terão aumento temporário de carga durante o período de transição (2026 a 2033), pois os dois modelos (o atual e o novo) funcionarão juntos. - Seu Time Está Preparado para o Novo Sistema?
Durante oito anos, conviveremos com dois modelos de tributação. Isso significa que a equipe administrativa da escola precisará lidar com dobro de obrigações fiscais, formas de emissão de notas, dois sistemas de cálculo de tributos.
Ação recomendada: Invista desde já em capacitação. Especialistas em Departamento Pessoal, auxiliares administrativos e gestores financeiros precisam estar atualizados e orientados por quem realmente conhece o segmento educacional. - Seus Sistemas Estão Prontos para a Nova Realidade?
O sistema de gestão escolar e o sistema contábil da sua instituição precisarão se adaptar para lidar com os novos tributos. É como se você tivesse que atualizar o “software tributário” da escola — e isso pode ter custo e demanda tempo.
Exemplo prático: A partir de 2026, será obrigatório o uso da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica Nacional, o que exigirá adequação dos sistemas escolares. - Mapeie seus Fornecedores e Parceiros
Com a nova regra, os impostos deixam de ser cobrados na origem e passam a ser cobrados no destino — ou seja, onde o serviço é consumido. Isso pode afetar os preços de fornecedores de outros estados, impactando desde a compra de livros didáticos até a contratação de tecnologia educacional.
Orientação: Reavalie a sua cadeia de fornecedores e veja se será preciso substituir alguns parceiros por outros mais vantajosos do ponto de vista tributário. - É Hora de Repensar a Estrutura da Escola
Dependendo do cenário tributário futuro, pode ser mais vantajoso mudar a forma como a escola está estruturada. Vale a pena manter tudo centralizado? Ter mais de uma unidade? Ter CNPJ único ou segmentar por atividades?
Planejamento estratégico: Esse é o momento de analisar se sua escola está no modelo mais eficiente para o novo ambiente tributário. Tenha o apoio de uma contabilidade e jurídico especializados em escolas. - Implante uma Governança Tributária
Mais do que nunca, será preciso ter um plano de ação tributário, com responsáveis definidos, cronograma, metas de adaptação e acompanhamento constante. A mudança é grande e exigirá liderança proativa.
Pense como mantenedora: Quem toma as decisões estratégicas da escola precisa estar envolvido nesse processo e não deixar tudo apenas “na mão do contador”.
E para as escolas: há tratamento diferenciado?
Sim! A regulamentação já aprovada prevê regimes especiais com descontos ou até isenção, especialmente para entidades sem fins lucrativos reconhecidas como instituições de ensino. No entanto, as escolas privadas com fins lucrativos — a grande maioria — precisarão se organizar para evitar impactos negativos no orçamento.
Resumindo: A reforma tributária vai mexer com toda a economia, e o setor educacional não será exceção. Para as escolas particulares, o segredo está em se antecipar, planejar e acompanhar cada fase.
A gestão escolar moderna já entendeu que formação pedagógica e gestão estratégica precisam caminhar juntas. E agora, mais do que nunca, entender de tributos também será parte do dia a dia das escolas — não como uma obrigação, mas como ferramenta para sustentabilidade e crescimento. Por isso, contar com uma contabilidade especializada em escolas faz com que você transforme o desafio que é a nova Reforma Tributária em uma oportunidade para se destacar das instituições concorrentes da sua região.
Husseine Fernandes
Sócio-Diretor da Meira Fernandes. Contador, Bacharel em Direito e Especialista em Legislação Societária e Direito Educacional.
Jonilson Evangelista
Profissional com 17 anos de experiência na área contábil e fiscal, sendo 14 deles dedicados à área educacional. Formado em Ciências Contábeis pela Faculdade Torricelli, com pós-graduação em Controladoria pela FECAP e aperfeiçoamento como Analista/Gestão Fiscal pelo Senac. Ao longo de sua trajetória, consolidou expertise em rotinas contábeis, apuração tributária e análise financeira, contábil e fiscal.
