A tão comentada Reforma Tributária foi aprovada e já começa a impactar escolas particulares de todo o Brasil. A partir de 2026, impostos como ISS, PIS e COFINS serão substituídos por novas cobranças: o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços). As mudanças já foram aprovadas e começam a ser implementadas gradualmente, com efeitos reais previstos a partir de 2026. Mas sua escola precisa se preparar agora.

Em todo o Brasil. As novas regras valerão para todas as instituições privadas, independente do porte ou localização.

Por que isso importa? Porque se sua escola não se adaptar a tempo, poderá pagar até 29% a mais em tributos. E isso pode significar desde aumento de mensalidades até perda de competitividade frente a escolas que conseguirem se planejar melhor.

E como isso afeta a sua escola? Na prática, a forma de tributar muda, o sistema ficará mais transparente, mas também exigirá mais atenção com notas fiscais, serviços terceirizados, cálculo de descontos e tipos de despesa que dão (ou não) direito a crédito tributário.

Uma mudança que mexe com o coração do financeiro escolar

Sabemos que muitas de vocês, gestoras escolares, têm formação em pedagogia e se dedicam diariamente a formar cidadãos. Mas também sabemos que hoje, para manter uma escola funcionando, é preciso olhar com cuidado para números, planilhas e impostos.

Com a reforma, haverá uma unificação de tributos. Isso pode até soar positivo à primeira vista — menos papelada, mais clareza — mas há uma armadilha: a educação será taxada de maneira diferente, e nem todas as atividades da escola receberão o mesmo tratamento.

Atividades pedagógicas essenciais, como Educação Infantil, Ensino Fundamental, Médio e Superior terão um desconto de 60% na alíquota. Porém, cursos livres, serviços complementares, como: passeios, festas de formatura, eventos culturais ou até mesmo aluguel de espaço, poderão ser tributados integralmente, elevando o custo da operação.

Também é importante pontuar que hoje cada prefeitura tem seu sistema de nota. Com a reforma, todas as escolas do Brasil terão que usar um sistema único, o NFS-e nacional, a partir de 2026. Isso exige reestruturação do time administrativo e atenção redobrada para não cometer erros e ser penalizada.

Outro ponto importante é o desconto nas mensalidades: aqueles concedidos como forma de pagamento antecipado ou fidelidade (os chamados “descontos condicionais”) vão continuar sendo tributados. Já os descontos oferecidos de maneira geral (sem exigência de contrapartida) não entrarão na base de cálculo e se não forem bem planejados poderão impactar o seu caixa, sim.

De maneira prática, o momento do pagamento do tributo passa a ser o momento do recebimento e não mais na prestação ou emissão da nota fiscal do serviço. Exemplo prático: as matrículas/rematrículas que até então eram tributadas no ano seguinte durante a efetiva prestação de serviço, agora, serão tributadas no momento do recebimento. Ou seja, recebeu a rematrícula antecipada do ano de 2027 durante o segundo semestre de 2026 – a Instituição pagará o tributo ainda em 2026.

Isso fará com que muitas escolas que usam estes recursos para cobrir o caixa e acertar despesas de fim de ano como folha e 13º terceiro salário – e que só quitam os impostos no ano seguinte – não poderão contar mais com este recurso sem a incidência direta dos impostos. Mais um motivo para um planejamento contábil, fiscal e financeiro antecipado e estratégico.

Escolas do Simples Nacional também serão impactadas?

Sim. Embora o Simples Nacional continue existindo (e ainda sem nenhuma previsão de alteração da forma ou teto), a escola que está nesse regime precisará se reorganizar. A grande vantagem é que, agora, mesmo no Simples, sua escola poderá gerar créditos tributários com IBS e CBS — desde que saiba como fazer isso corretamente. Mas atenção: se mal interpretadas, essas regras podem gerar custos extras, multas e até ações trabalhistas, caso a escola passe a terceirizar serviços sem a devida cautela legal e o apoio de uma empresa que seja efetivamente especializada no segmento educacional e todas as suas nuances e exigências.

Split Payment: um impacto direto no caixa!

Um dos pontos mais polêmicos da reforma é o Split Payment, que será uma nova forma de recolher os tributos diretamente no momento do pagamento. Ou seja: o valor pago pelos pais será automaticamente dividido, com a parte do imposto indo direto para o governo — a escola já receberá o valor líquido. Isso muda radicalmente o controle de fluxo de caixa de todas as instituições e se não houver preparação e muita orientação dos parceiros contábeis, as escolas estão fadadas a sofrerem com desencaixes financeiros que podem impactar diretamente o funcionamento das escolas.

Imagine a seguinte situação: a escola calcula o reajuste anual, projeta o caixa para contratar novos professores e investir na estrutura. Mas, com o Split Payment, o valor que “entra” na conta não será mais o valor cheio da mensalidade. Isso pode causar no médio prazo perigosas decisões financeiras.

Como as escolas podem se proteger?

• Planejamento tributário não é luxo, é sobrevivência. Contar com uma consultoria especializada, como a Meira Fernandes, permite que sua escola enxergue com clareza onde pode reduzir encargos e como se beneficiar dos créditos tributários. E não estamos falando apenas do trivial, estamos falando em olhar todos os regimes possíveis – inclusive as imunidades tributárias que são concedidas em regimes mais controlados como as Entidades Sem Fins Lucrativos e todas as suas possibilidades.

• Capacitação do time financeiro e administrativo: Treinar quem cuida das notas fiscais, contratos e pagamentos é indispensável. Isso evita erros e garante que a escola não pague mais do que deve, por isso é fundamental que você, mantenedora, exija do seu atual parceiro: treinamentos, encontros frequentes, reuniões de feedback, eventos presenciais e até mesmo lives e vídeos sobre o tema que realmente versem sobre a reforma tributária aplicada verdadeiramente ao segmento educacional e não apenas conceitos genéricos que não traduzem as exigências de nosso segmento, a rigidez dos impactos ou a flutuação anual que o setor sofre com os atrasos e inadimplências de pais e responsáveis – tudo precisa ser profissionalmente calculado e analisado em conjunto com a gestão da unidade escolar.

• Revisão contratual com fornecedores: Atividades terceirizadas precisam ser cuidadosamente analisadas. Nem todo serviço dará direito a crédito de imposto, e a escola pode perder dinheiro onde não imagina. Ter um parceiro que entenda o cenário fiscal das escolas é primordial, aliado a ele, uma consultoria jurídica também se faz necessária já que contratos vigentes poderão e certamente terão que ser revistos e reavaliados no planejamento de médio e longo prazo.

Por fim, uma escolha pedagógica também é uma decisão financeira

Você, que escolheu educar, sabe o valor de cada centavo investido em um bom projeto pedagógico. A nova reforma tributária exige que mantenedoras estejam ainda mais próximas do financeiro. Não é uma tarefa fácil, mas é totalmente possível com organização e informação confiável. Preze sempre por um parceiro que atue de maneira segura e eficiente – que provenha informações antecipadas, orientações estratégicas e que principalmente esteja comprometido em trazer receita de volta ao caixa da escola por meio de economias fiscais e trabalhistas. Essa é a premissa de nosso trabalho na Meira Fernandes e que nos rege há mais de 45 anos, lutar e trazer cada economia possível para nossas instituições parcerias para que elas cresçam cada vez mais – se tornando fortes e pujantes em suas regiões de atuação.

São resultados efetivos e não teóricos que fazem com que uma escola consiga se diferenciar das demais em tempos onde a competição está cada vez mais acirrada por novos alunos. Tenha sempre em mente que uma estratégia bem desenhada nos âmbitos: fiscal, trabalhista e contábil, é sim uma decisão financeira, porém os ganhos vão muito além dessas três áreas e refletem diretamente nos avanços pedagógicos e do futuro da escola enquanto negócio.

A pergunta correta não é se sua escola vai pagar mais imposto? E sim, se sua escola está pronta para pagar só o que é justo com eficácia e SEGURANÇA?

Conte com especialistas, aprofunde o entendimento com sua equipe e mantenha sua missão de educar, com sustentabilidade e segurança. Em nosso site você encontra lives e materiais sobre os impactos da reforma no segmento educacional – acesse agora: www.meirafernandes.com.br

Husseine Fernandes
Sócio-Diretor da Meira Fernandes. Contador, Bacharel em Direito e Especialista em Legislação Societária e Direito Educacional.

Jonilson Evangelista
Profissional com 17 anos de experiência na área contábil e fiscal, sendo 14 deles dedicados à área educacional. Formado em Ciências Contábeis pela Faculdade Torricelli, com pós-graduação em Controladoria pela FECAP e aperfeiçoamento como Analista/Gestão Fiscal pelo Senac. Ao longo de sua trajetória, consolidou expertise em rotinas contábeis, apuração tributária e análise financeira, contábil e fiscal.