O Código Civil determina que as deliberações dos sócios sejam formalizadas. Trata-se de um documento necessário e útil para as Pessoas Jurídicas, não só para deliberar sobre as questões constantes do artigo 1071 do Código Civil, mas também deve ser utilizada como ferramenta de gestão e transparência da Instituição, guardando o histórico de cada decisão tomada.Além disso, o fato de formalizar esses encontros “força” todos os sócios/quotistas/associados/cooperados a assumirem compromissos perante a Pessoa Jurídica, participando das decisões, propondo ideias e soluções e, principalmente registrando o que foi aprovado ou não pela maioria dos presentes.Há muito tempo, as empresas estrangeiras utilizam com sucesso essa ferramenta (na maior parte dos países, as “alterações de contrato/estatuto social” dão lugar as atas de reuniões/assembleias de sócios), simplificando a tomada de decisão, porém não abrindo mão da necessária formalização.A formalização das Assembleias/Reuniões, reduzindo-as a termo e registrando-as no órgão competente, dão fé pública ao ato e obrigam as partes a cumprirem o que foi acordado no documento. Em caso de descumprimento, é possível demandar judicialmente a parte que deixou de cumprir aquilo que foi determinado em Assembleia/Reunião. E o melhor: a quantidade de assuntos que podem ser objeto dessas Assembleias/Reuniões é infinita, sendo todo e qualquer assunto inerente a Instituição pode (e deve) ser discutido em Assembleia/Reunião.É possível também tratar questões referentes ao planejamento estratégico e financeiro do negócio: definição de mercados a serem conquistados, adaptação do objeto/finalidade social da instituição, captação de investimentos, gerenciamento de recursos, contratação e rescisão de fornecedores, etc.No que se refere as Instituições de Ensino, é possível utilizar esse instrumento para definir temas a serem abordados em sala de aula e/ou em datas comemorativas, material/sistema de ensino a ser utilizado (bem como sua posterior avaliação), definição de cargos e responsabilidades pedagógicas, implantação de cursos extras, parcerias com outras empresas e profissionais, dentre outros assuntos.As pessoas jurídicas, sejam de quaisquer natureza e/ou forma de constituição, devem fazer melhor uso das assembleias/reuniões, não apenas para cumprir obrigações legais, mas também para decidir questões e estratégias importantes para a Instituição.Mais que a “memória” da Instituição, as atas de Assembleias/Reuniões da Pessoa Jurídica, tornam a tomada de decisão transparente e assertiva, constituindo importante ferramenta na condução do negócio.
Elisângela Ortiz de Moraes Silva
Gestora de Legalização na Meira Fernandes. Advogada com mais de 14 anos de atuação nas áreas de Direito Empresarial e Societário. Graduada em Direito pela Universidade São Francisco, com extensões em Mediação e Arbitragem (Fundação Getúlio Vargas), Sociedades Anônimas (IPEC-SP) e em Contabilidade Aplicada ao Direito (Fundação Getúlio Vargas).